Blog
Relevancia de una oficina de gestión de proyectos (PMO) para la creación y captura de valor en las organizaciones
Las organizaciones se encuentran en un punto decisivo. En toda Latinoamérica se están implementando iniciativas para generar un cambio duradero y significativo. Para desarrollar estas iniciativas con éxito, se debe reconocer la importancia estratégica de la dirección de proyectos y empoderar a las personas que ejecutan dichos proyectos e impulsan el cambio.
El atractivo de la PMO se ve reforzado por el hecho de que, a menudo, los proyectos se definen como el vehículo a través del cual las empresas ejecutan su estrategia, por lo cual la coordinación, gestión y monitoreo de estos proyectos es esencial para la creación y captura de valor.
- Dirección de proyectos: aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, para cumplir con los requisitos del mismo.
- Oficina de gestión de proyectos (PMO): estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.
- Madurez en gestión de proyectos: se refiere a lo preparada que está la organización para ejecutar una estrategia de gestión de proyectos, programas y portafolio.
La PMO, como una construcción organizacional, inició sus implementaciones con creciente regularidad desde finales de la década de 1990.
Para el año 2017 y “por primera vez en cinco años, una mayor cantidad de proyectos cumplen los objetivos e intención de negocio inicial y se terminan dentro del presupuesto” (PMI’s, Pulse of the Profession, 2017). En la edición del informe PMI’s Pulse of the Profession de 2018, esta estadística llegó a un 58 % para las organizaciones que entienden el valor de la gerencia de proyectos. Por otra parte, el 71 % de las organizaciones coinciden que, en los últimos cinco años, han tenido una mayor agilidad para detectar rápidamente y adaptarse a los cambios externos e internos con fin de entregar resultados relevantes de forma productiva y rentable, con el propósito de mantenerse competitivos (PMI’s, Pulse of the Profession, 2018).
Luego del embate de la pandemia del COVID-19, las empresas se enfrentan a una competencia cada vez mayor y a la dinámica cambiante del mercado. Muchas empresas están adoptando nuevos métodos de gestión de proyectos para sobrevivir y prosperar. Los desafíos de la PMO han crecido, cada vez con proyectos más complejos y equipos de desarrollo más tensos.
En el reporte de PwC y PMI, “El éxito de las PMO en Latinoamérica: habilitar el éxito de la estrategia y el talento en la dirección de proyectos”, se explora cómo las organizaciones en Latinoamérica pueden materializar el verdadero valor de la dirección de proyectos para impulsar objetivos estratégicos y el desempeño organizacional y, potencialmente, cambiar las percepciones de la profesión en el proceso.
Nota importante: el reporte de PwC y PMI (realizada entre julio y agosto de 2021 a 4069 personas involucradas en liderar o facilitar la entrega de proyectos, programas y portafolios) refiere como “10 % superior” a las empresas con PMOs con alto desempeño y madurez. Estas empresas tienen mayor probabilidad de contar en su estructura con ejecutivos senior nivel C y un mejor desempeño en comparación con años anteriores. Para realizar este análisis, nos centraremos en dos importantes implicaciones para Latinoamérica: mejorar el valor estratégico de la dirección de proyectos e identificar y desarrollar el talento de los proyectos.
Mejorar el valor estratégico de la dirección de proyectos
El 10 % superior global demuestra haber logrado un mejor desempeño general y está compuesto por organizaciones que cuentan con una PMO con un alto nivel de madurez. Estas organizaciones establecen una robusta gobernanza, una alineación de los proyectos con la estrategia organizacional e inversión en sus talentos de dirección de proyectos.
Las PMOs exitosas en Latinoamérica actúan como habilitadores, no como obstructores. Estas materializan una serie de resultados y beneficios mejorados al vincular la estrategia con la ejecución. Cerrar la brecha estratégica ayuda a las PMOs a alinear los resultados de los proyectos con objetivos organizacionales clave. Estas organizaciones están implementando dos principios clave para convertirse en líderes en alineación estratégica: alinear las métricas con la estrategia y crear una visión común de los proyectos.
Identificar y desarrollar el talento de los proyectos
Apoyar a las personas que entregan proyectos es un componente esencial para energizar la economía de estas iniciativas en Latinoamérica. Sin embargo, las organizaciones enfrentan un desafío a la hora de buscar talentos –para dirigir proyectos– con la combinación adecuada de habilidades, experiencia en métodos y procesos, pensamiento estratégico y habilidades blandas como la empatía, la colaboración y la comunicación. Del 10 % superior, el 74 % recluta el talento para los proyectos internos, y más de la mitad de las organizaciones de Latinoamérica hacen lo mismo.
Percepciones de atributos negativos y positivos de los directores de proyectos en Latinoamérica
Al invertir en educación y capacitación, las organizaciones pueden facilitar los desafíos de reclutamiento y generar oportunidades en la región. El mencionado 10 % superior ha invertido en cultivar y sostener una cultura de aprendizaje continuo, apoyado por la mentoría permanente del personal.
Apoyar las carreras de los profesionales de proyectos no solo aumentará su impacto, sino también es probable que mejore el compromiso de los empleados, según ha demostrado la investigación de Gallup 2020 “¿Qué es el compromiso de los empleados y cómo lo puede mejorar?”.
Establecer el apoyo del cuerpo directivo a las PMO y ver a esta como un agente de cambio –para la implementación de la cultura de gerencia de proyectos a través de métodos, normas y herramientas– ayuda a informar e impulsar la estrategia de la organización.
Obtendremos un portafolio de proyectos alineado con la estrategia organizacional, al priorizar la dirección de proyectos, vincular la estrategia con la ejecución e identificar y desarrollar a los talentos de los proyectos.